De kwestie
Nu veel werknemers vanwege de coronacrisis noodgedwongen fulltime thuiswerken maken zij kosten die ze normaal niet maken. De water- en energierekening valt wat hoger uit. De privé-internetaansluiting wordt plots zakelijk gebruikt. En de kantoorkoffieconsumptie is verplaatst: supermarkten verkopen recordhoeveelheden koffiecups en -bonen. Moet je werkgever dit soort kosten vergoeden? En wat betekent dat fiscaal?
Zo zit het
Een koffievergoeding? Werknemers die daarom vragen vindt arbeidsrechtadvocaat Suzanne Meijers een beetje doorschieten. „Ik zie bovendien niet op welke wettelijke plicht je dat zou moeten baseren.”
Werkgevers zijn wat betreft thuiswerken verplicht tot twee zaken. Ze moeten zorgen dat werknemers beschikking hebben over de apparatuur (zoals een computer en telefoon) om hun werk thuis te kunnen doen. En ze moeten ervoor zorgen dat werknemers hun werk ergonomisch verantwoord kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld op een goed afgestelde stoel. „Dat volgt uit de verplichting van werkgevers om te zorgen voor een veilige werkplek. Die geldt ook thuis”, zegt Meijers. Dat die verantwoorde werkplek niet à la minute geregeld was, vindt zij begrijpelijk. Maar nu de coronacrisis langer duurt, groeit ook de verantwoordelijkheid voor werkgevers.
Hoewel Meijers een koffievergoeding overdreven vindt, wijst ze erop dat het al in het pre-coronatijdperk voor veel werkgevers gebruikelijk was om structurele thuiswerkers een maandelijkse thuiswerkvergoeding te bieden, bijvoorbeeld vanwege internetgebruik. Maar een wettelijke plicht daartoe bestaat niet.
Een werknemer die geen thuiswerkvergoeding krijgt, kan niet opeens zelf kosten – van internet tot koffie – bij zijn belastingaangifte opvoeren, zegt fiscalist Jan Rolleman van advieskantoor Felix MKB. „Arbeidskosten kun je als werknemer niet aftrekken.”
Voor de werkgever is het vergoeden van alle thuiswerkkosten fiscaal niet erg aantrekkelijk. Noodzakelijke attributen voor het werk zoals een computer of telefoon mogen belastingvrij ter beschikking worden gesteld. Dat geldt ook voor de inrichting van een arboverantwoorde thuiswerkplek met een bureau en bijbehorende stoel. Over vergoeding van privé-internet meldt de Belastingdienst niets.
Koffie- en energiekosten belastingvrij vergoeden kan zeker niet, zegt Rolleman. Met de invoering van de werkkostenregeling in 2015 is de waslijst aan fiscale aftrekposten voor werkgevers, waaronder thuiswerkkosten, namelijk gekortwiekt.
Er geldt nu een maximumbedrag dat bedrijven aan werknemers mogen besteden, zonder dat het als loon in natura wordt aangemerkt. Deze ‘vrije ruimte’ bedraagt 1,2 tot 1,7 procent van de totale loonkosten. Een bedrijf dat jaarlijks 10 miljoen euro aan lonen kwijt is, mag daarvan zo’n 120.000 euro belastingvrij besteden aan bijvoorbeeld kerstpakketten en personeelsfeesten. „Met die vrije ruimte mag je doen wat je wilt”, zegt Rolleman. „Dus je zou ook kunnen besluiten om werknemers iets extra’s te geven ter compensatie van de thuiswerkkosten.”
Meer geven is niet verboden, maar alles boven de vrije ruimte wordt wel belast tegen 80 procent. Wie 100 euro aan een werknemer besteedt is dan op papier 180 euro kwijt.
Het antwoord
Een recht op thuiswerkvergoeding om bijvoorbeeld internet, energie en koffie te betalen bestaat niet. Een werkgever is wel verplicht ervoor te zorgen dat werknemers thuis beschikken over de apparatuur om hun werk te kunnen verrichten. Ook moet de thuiswerkplek veilig zijn.
NRC, 21 april 2020.
