In een quantified office wordt alles gemeten, met als doel het kantoor perfect af te stemmen op de behoeften van de gebruikers. Maar in de praktijk blijkt dat, mede door de nieuwe privacywet, nog knap lastig.Grote kans dat u een flink deel van uw werkende leven slijt in een kantooromgeving. Zittend, met de ogen gericht op een beeldscherm. Niet de meest gezonde en inspirerende werkomgeving. Projectontwikkelaars en architecten doen hun best om het kantoorleed enigszins te verlichten. Moderne kantoren zijn doorgaans lichter, ruimer en minder grauw dan de betonnen blokkendozen van weleer. Maar het blijft behelpen, want nog altijd zijn kantoren ontworpen met in het achterhoofd een niet-bestaande ‘gemiddelde’ gebruiker. Het ‘quantified office’ moet daarin verandering brengen.
De gedachte achter het quantified office is simpel: met eenvoudige sensoren kunnen we van alles meten, zowel in een ruimte (het aantal mensen, temperatuur etc.) als op het lichaam (hartslag, bloeddruk, beweging). Steeds meer mensen lopen sowieso al rond met smartwatches of andere gadgets die hun activiteit bijhouden. Wat nu als we al die data verzamelen, analyseren en gebruiken om de kantooromgeving te verbeteren? Een op maat gemaakt kantoor, helemaal afgestemd op de gebruikers.
Experiment
In het Living Lab Healthy Workplace van de Hanzehogeschool Groningen, een kantoor en laboratorium ineen, wordt onderzocht wat er mogelijk is. In het lab worden allerlei data verzameld over de deelnemers aan het experiment (op dit moment een groep van zo’n 25 studenten en docent-onderzoekers), vertelt projectleider Jan Gerard Hoendervanger: ‘Sensoren meten onder meer de luchtvochtigheid, temperatuur en het CO2-gehalte. Bluetooth-zendertjes (iBeacons) communiceren met mobiele telefoons zodat we weten waar mensen zich in de ruimte bevinden. Daarnaast verzamelen we data afkomstig van de wearables van de deelnemers, waaronder hartslag en beweging, en vragen we deelnemers via een app op om feedback, bijvoorbeeld hoe goed ze hun taken kunnen uitvoeren.’
AM Real Estate Development is een van de partners in het Living Lab. ‘De focus bij het ontwikkelen van kantoren lag lange tijd op duurzaamheid’, vertelt Nils Bonder, directeur van de consultancytak van de projectontwikkelaar. ‘Bij de jacht op energiebesparing hebben we het comfort voor werknemers niet altijd verbeterd – in sommige gevallen werd het voor hen zelfs minder comfortabel. Het zou mooi zijn als we de techniek en de intelligentie van een gebouw ten gunste kunnen laten komen van de gebruiker.’
Het Living Lab is een experiment, benadrukt Hoendervanger: ‘We kijken nu welke data interessant zijn en welke verbanden we kunnen leggen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er een relatie is tussen het CO2-gehalte of de temperatuur en het concentratieniveau van mensen.’ De deelnemers aan het experiment krijgen de data zelf ook te zien. Volgens Hoendervanger maakt ze dat bewuster van de manier waarop ze werken: ‘Mensen gebruiken een kantoor vaak op de automatische piloot. Maar misschien werk je productiever of fijner wanneer je op andere tijden werkt, op een andere plek of bij een andere temperatuur.’
Toepassingen
In het Living Lab wordt onderzoek gedaan naar concrete interventies die het werken in kantoren gezonder kunnen maken. De sensoren fungeren daarbij als meetinstrumenten. Daarnaast wordt verkend hoe dezelfde data kunnen worden gebruikt om individuele kenniswerkers, via kunstmatige intelligentie, persoonlijke feedback te geven. Vooralsnog heeft het Living Lab, dat nu een jaar bezig is, geen concrete toepassingen opgeleverd. Tussen de droom van een quantified office en de werkelijkheid staan behoorlijk wat praktische bezwaren.
Dat ondervond ook datastrateeg Joost Plattel, een enthousiast pleitbezorger van de ‘quantified-self-beweging’, een los verband van mensen die zo veel mogelijk data over zichzelf verzamelen. Hij sliep jarenlang met een hoofdband die zijn slaappatronen vastlegde, houdt nauwgezet zijn computergebruik bij, net als gps-gegevens, en gezondheidsdata zoals beweging, hartslag en bloedwaardes. ‘Mijn eigen patiëntendossier is groter dan dat van mijn huisarts’, zegt hij.
In 2015 was Plattel betrokken bij het ‘Quantified Workplace’-project van de Nederlandse vestiging van de internationale bedrijfsmakelaar Colliers. Een groepje medewerkers van het bedrijf droeg een fitnessarmband die hun hartslag, stressniveau en fysieke activiteit bijhield, er werd bijgehouden hoe productief de medewerkers waren, en verschillende omgevingsfactoren werden vastgelegd. De data waren geanonimiseerd en konden alleen op groepsniveau worden ingezien door managers. Plattel ontwierp het ‘dashboard’ waarin alle data samenkwamen. In de media kreeg het experiment veel aandacht.
Het experiment van Colliers stierf na een jaar een stille dood nadat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) oordeelde dat werkgevers geen gezondheidsgegevens van hun werknemers mogen verzamelen, ook niet als die de gegevens vrijwillig delen. Als publiciteitsstunt voor Colliers was het experiment succesvol, maar voor het overige heeft het weinig opgeleverd, geeft Plattel toe: ‘We hebben een correlatie kunnen vaststellen tussen het weer buiten en de beweeglijkheid van de mensen binnen, meer eigenlijk niet.’ Toch wil hij niet van een mislukking spreken: ‘Een aantal deelnemers is door de proef meer gaan bewegen. Anderen werden zich bewuster van de data die ze delen via hun computers, telefoons en andere apparaten en van het belang van privacy. Wat mij betreft is dat winst.’
Stopwatch
Het verzamelen van grote hoeveelheden data van kantoorgebruikers ligt gevoelig, en niet alleen bij de AP. Je zou het kunnen zien als een doorgeschoten vorm van Taylorisme, het idee dat je productiviteit kunt verhogen door zo veel mogelijk data te verzamelen over het productieproces. De naamgever van die theorie, Frederick Taylor, ging eind negentiende eeuw met zijn stopwatch naast de lopende band staan. De moderne manager hoeft maar een blik te werpen op zijn monitor om te weten hoe de harten van zijn medewerkers kloppen.
Nils Bonder doet zijn best om dit spookbeeld te ontkrachten. Hij is alleen geïnteresseerd in data op groepsniveau, stelt hij: ‘Als je een relatie legt tussen de gebouwprestaties en de individuele gebruiker, dan begeef je je al snel op glad ijs. Die koppeling leggen we nergens.’ Er is veel mogelijk, maar niet is alles is wenselijk, vindt ook Plattel: ‘Je moet een balans vinden tussen het nut voor het individu en dat wat het individu daarvoor moet opofferen.’
Plattel denkt dat een quantified office individuele medewerkers nuttige inzichten kan geven in hun werkpatronen. Hij ziet de data niet als een management-hulpmiddel. Maar zelfs dan blijft de praktische uitvoering lastig. Onder de nieuwe Europese privacywet, die op 25 mei in werking trad, is het ‘oogsten’ van gezondheidsdata door een werkgever vrijwel onmogelijk. En het is de vraag wat je hebt aan geanonimiseerde data. ‘Het is een spagaat’, geeft Jan Gerard Hoendervanger toe. ‘Als we de data anonimiseren garanderen we de privacy van de deelnemers, maar het is juist waardevol als we persoonlijke feedback kunnen geven.’
Voorlopig gaat het Living Lab verder met experimenteren. Er zijn zelfs plannen om in het najaar een tweede lab te openen in het Wageningse kantoor van verzekeraar Menzis. Hoendervanger is druk bezig met de voorbereiding én met het bestuderen van de nieuwe privacywetgeving. ‘We moeten een aanpak ontwikkelen die transparant en toelaatbaar is, waarbij deelnemers zelf beslissen wat ze meten en delen. Dat is ook precies waar quantified self voor staat.’ (Intermediair, Rob Hartgers, juni 2018)
